Outlook で不在通知（自動応答）を設定する方法（そのまま使える文例付き）

新しい Outlook または Outlook on the web で不在通知を設定するには、［設定］→［アカウント］→［自動応答］に移動し、トグルをオンにして、メッセージを入力し、［保存］をクリックします。Windows 版のクラシック Outlook では、［ファイル］→［自動応答］です。開始日時と終了日時を指定しておけば、戻ったときに Outlook が自動的に自動応答をオフにしてくれます。

主な注意点は、アカウントの種類です。自動応答は、Microsoft 365 の職場または学校アカウント、Exchange、Outlook.com に組み込まれている機能です。Outlook に追加した Gmail、Yahoo などの POP/IMAP アカウントにはこのオプションがないため、パソコンで Outlook を開いている間しか機能しないルールを使う必要があります。

新しい Outlook と Outlook on the web で不在通知を設定する

Windows 版の新しい Outlook、Outlook on the web（outlook.office.com）、Outlook.com では、同じ設定ページを使います。

1. ［設定］（右上の歯車アイコン）をクリックします。新しい Outlook では、［表示］タブの［設定の表示］からも開けます。
2. ［アカウント］→［自動応答］に移動します。（レイアウトによっては、最初の項目が［アカウント］ではなく別の名称になっています。）
3. 自動応答のトグルをオンにします。
4. ［期間を指定して返信を送信する］（Send replies only during a time period）にチェックを入れ、［開始時刻］と［終了時刻］を選びます。これを省略すると、自分でオフにするまで自動応答が続きます。
5. アカウントに表示される場合は、必要に応じて予定表のオプションにチェックを入れます。
   • この期間は予定表をブロックする（Block my calendar for this period）：予定を追加して、不在であることが周りの人に分かるようにします。
   • この期間に発生するイベントへの新しい招待を自動的に辞退する。
   • この期間の会議を辞退してキャンセルする：長期の不在のときに便利です。
6. ボックスにメッセージを入力します。書式を設定したり、リンクを追加したりできます。
7. 職場または学校のアカウントでは、組織外の送信者への対応を決めます。ほかの会社の人にも返信するには［組織外にも返信を送信する］（Send replies outside your organization）にチェックを入れ、その対象を連絡先リストの人に限定するには［連絡先のみに返信を送信する］（Send replies only to contacts）にチェックを入れます。
8. ［保存］をクリックします。

Microsoft は、組織外の送信者には連絡先のみのオプションを推奨しています。そうしないと、ニュースレター、営業メール、一部のスパムにも、あなたのメッセージが送られてしまいます。

Windows 版クラシック Outlook で不在通知を設定する

1. ［ファイル］をクリックします。［情報］ページに［自動応答］ボタンがあれば、そのアカウントは自動応答に対応しています。（ない場合は、次のセクションに進んでください。）
2. ［自動応答］を選びます。
3. ［自動応答を送信する］を選びます。
4. ［次の期間のみ送信する］にチェックを入れ、［開始時刻］と［終了時刻］を設定します。
5. ［組織内］タブで、同僚向けのメッセージを入力します。
6. ［組織外］タブで、［組織外のユーザーに自動応答する］にチェックを入れ、［連絡先のみ］または［すべての外部ユーザー］を選んで、外部の送信者向けのメッセージを入力します。
7. ［OK］をクリックします。

自動応答がオンの間は、リボンの下のバーに通知が表示され、［オフにする］ボタンが付いています。

［自動応答］ボタンがない場合はルールを使う（Gmail、Yahoo、IMAP、POP）

クラシック Outlook では、これらのアカウントでも返信できますが、返信するのは Outlook 自体なので、不在の間はずっと、パソコンの電源を入れて Outlook を開いたままにしておく必要があります。

まず、メッセージをテンプレートとして保存します。

1. 新しいメールを作成し、件名（たとえば「不在のお知らせ」）とメッセージを入力します。
2. ［ファイル］→［名前を付けて保存］に移動し、［ファイルの種類］で［Outlook テンプレート (*.oft)］を選んで、［保存］をクリックします。

次に、ルールを作成します。

1. ［ファイル］→［仕分けルールと通知の管理］→［新しい仕分けルール］に移動します。
2. ［空白のルールから開始］の下で、［受信メッセージにルールを適用する］を選び、［次へ］をクリックします。
3. 条件は何も選ばずに［次へ］をクリックし、すべてのメッセージにルールを適用するかどうかを確認されたら、［はい］をクリックします。
4. ［指定のテンプレートを使用して返信する］にチェックを入れ、下のボックスの［指定のテンプレート］をクリックします。
5. ［探す場所］で［ファイル システム内のユーザー テンプレート］を選び、作成したテンプレートを選択して［開く］、続けて［次へ］をクリックします。
6. 必要であれば例外を追加して、［次へ］をクリックします。
7. ルールに「不在通知」という名前を付けて、［完了］をクリックします。

このルールには終了日がないため、戻ったときに自分でオフにしてください（［ファイル］→［仕分けルールと通知の管理］で、ルールのチェックを外します）。また、Outlook を閉じて再度開くまでは、Outlook の 1 回の起動中に、各送信者に対して 1 回しか返信されません。

Gmail アカウントの場合は、Gmail 自体の［不在通知］（Vacation responder、［設定］→［すべての設定を表示］→［全般］）のほうが確実です。Google のサーバー上で動作するためです。

Outlook for Mac で不在通知を設定する

1. ［メール］で［ツール］メニューを開き、［自動応答］を選びます。
2. アカウントが複数ある場合は、アカウントを選び、［自動応答を送信する］をオンにします（バージョンによっては、［アカウントの自動応答を送信する］という名前のチェック ボックスです）。
3. 組織内の相手向けのメッセージを入力します。
4. 予約するには、期間のオプションをオンにして、開始と終了の日時を選びます。
5. 組織で許可されている場合は、組織外の相手向けのオプションにチェックを入れ、［連絡先のみに送信］または全員への送信を選んで、外部向けのメッセージを入力します。
6. ウィンドウを閉じて（古いバージョンでは［OK］をクリックして）保存します。

スマートフォン（iPhone と Android）で不在通知を設定する

出発前に設定し忘れた場合でも、Outlook アプリから、Microsoft 365、Exchange、Outlook.com のアカウントで設定できます。

1. 左上のプロフィール画像またはアカウント アイコンをタップし、続けて［設定］の歯車をタップします。
2. アカウントをタップし、［自動応答］をタップして、オンにします。
3. ［全員に返信］または［自分の組織のみに返信］を選びます。全員に返信する場合は、［異なるメッセージを使用する］をオンにして、組織外の送信者向けのメッセージを別に設定できます。
4. ［期間を指定して返信］をオンにして、開始と終了の時刻を設定します。
5. メッセージを入力して保存します（iPhone ではチェックマーク）。

Teams での不在通知

職場または学校のアカウントでは、Microsoft Teams からも設定できます。プロフィール画像を選び、［状況メッセージを設定］→［不在通知のスケジュール］を選びます。同じ設定なので、Teams が、同じメッセージと日時で Outlook の自動応答をオンにします。

コピーして使える不在通知のメッセージ文例

短く、戻る日と、今対応できる人を伝えるのが基本です。角かっこの部分を置き換えてお使いください。

短くシンプルな文例

メールをお送りいただきありがとうございます。[1 月 4 日（月）] まで不在にしており、メールの確認が限られます。戻り次第、ご返信いたします。

代理の連絡先を記載する文例

メッセージをお送りいただきありがとうございます。[日付] まで不在にしており、メールを確認できません。お急ぎの場合は、[氏名]（[メール アドレス] / [電話番号]）までご連絡ください。それ以外のご用件は、戻り次第ご返信いたします。

年末年始・休業のお知らせ

ご連絡いただきありがとうございます。弊社は [日付] から [日付] まで休業とさせていただきます。いただいたメッセージには、[日付] の営業再開後にご返信いたします。お急ぎのサポートが必要な場合は、[メール アドレス] までご連絡ください。どうぞ良い年末年始をお過ごしください。

長期休暇の文例

メールをお送りいただきありがとうございます。[月/日] まで休暇を取っており、メールを確認できません。不在の間は、[氏名]（[メール アドレス]）が [担当のプロジェクトまたはお客様] を代理で担当しております。お手数ですが、対応が遅れないよう、直接ご連絡ください。

外部向けのメッセージには、旅行の詳細は書かないようにし、代理の連絡先を記載する場合は、事前にその人に確認しておきましょう。

Outlook の不在通知をオフにする方法

終了時刻を設定していれば、Outlook は自動的に停止します。早めに停止するには、次のようにします。

• 新しい Outlook と Outlook on the web：［設定］→［アカウント］→［自動応答］で、トグルをオフにして［保存］をクリックします。
• クラシック Outlook： リボンの下のバーにある［オフにする］をクリックするか、［ファイル］→［自動応答］→［自動応答を送信しない］を選びます。
• Mac：［ツール］→［自動応答］で、［自動応答を送信する］をオフにします。
• モバイル：［設定］→［ご自身のアカウント］→［自動応答］で、オフにします。
• ルールによる返信：［ファイル］→［仕分けルールと通知の管理］で、ルールのチェックを外します。

不在通知が機能しない原因

• 返信は 1 人につき 1 回だけ。 自動応答は、オンの間、各送信者に 1 回だけ送られ、すべてのメッセージに送られるわけではありません。同じアドレスから 2 回テストすると、2 通目には何も返信されません。別のアカウントからテストしてください。
• 組織外の送信者が対象に含まれていない。［組織外にも返信を送信する］（または［組織外］タブ）にチェックが入っていない、または入力されていないと、ほかの会社の人には何も届きません。組織によっては、外部アドレスへの自動応答を完全にブロックしている場合もあり、これは IT 管理者にしか変更できません。
• 連絡先のみを選択している。 連絡先にいない送信者には、外部向けのメッセージが届きません。
• 期間がまだ始まっていない、または終了している。 午前と午後も含めて、日時を確認してください。
• 受信したメールが迷惑メールに入った。 スパムとしてフィルターされたメッセージには、通常、自動応答は送られません。
• POP または IMAP アカウントである。 組み込みの自動応答がないため、ルールが必要です。そのルールは、パソコンの電源が入っていてオンラインで、Outlook を開いている間しか機能しません。
• メールがまったく届いていない。 受信メールがなければ、返信もありません。Outlook でメールが受信できない時の対処法をご覧ください。

よくある質問

パソコンの電源が切れていても自動応答は機能しますか？ はい、Microsoft 365、Exchange、Outlook.com のアカウントでは、サーバーが送信するため機能します。outlook.office.com や outlook.com から、どのブラウザーでも設定できます。Outlook の起動が必要なのは、POP と IMAP アカウント向けのルールを使う方法だけです。

同じ人に不在通知の返信が送られるのはどのくらいの頻度ですか？ 自動応答がオンの期間中は、送信者ごとに 1 回です。クラシック Outlook のルールによる返信は、Outlook を起動するたびに、送信者ごとに 1 回です。

同僚と社外の相手で別のメッセージを設定できますか？ はい、できます。クラシック Outlook には、別々の［組織内］タブと［組織外］タブがあり、新しい Outlook、Mac、モバイルでは、組織外の送信者への返信を有効にするときに、外部向けのメッセージを追加できます。

Outlook に［自動応答］が見つからないのはなぜですか？ そのアカウントが、Gmail、Yahoo などの POP/IMAP アカウントで、この機能に対応していない可能性があります。クラシック Outlook のルールか、メール プロバイダー自身の設定にある不在通知機能を使ってください。

ほかの人の不在通知を設定できますか？ その人のメールボックスにアクセスできる場合のみ可能です。IT 管理者は Microsoft 365 管理センターから設定でき、フル アクセスを持つ代理人は、相手のメールボックスを開いて自動応答を変更できます。

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