Formatação condicional no Excel: como usar (com exemplos de fórmulas)

Para usar a formatação condicional no Excel, selecione as células, vá em Página Inicial → Formatação Condicional e escolha uma regra, como Regras de Realce das Células → Maior do que, Barras de Dados ou Escalas de Cor. Para tudo o que o menu não cobre, como destacar uma linha inteira ou comparar duas colunas, escolha Nova Regra → Usar uma fórmula para determinar quais células devem ser formatadas e digite uma fórmula que retorne VERDADEIRO para as células que você quer formatar.

A maioria dos problemas vem de um detalhe: em uma regra com fórmula, os sinais $ decidem quais células a fórmula examina. Se estiverem certos (geralmente $C2, com a coluna fixa e a linha livre), a regra funciona em todas as linhas. Se estiverem errados, o Excel destaca as células erradas ou nenhuma.

Observação: os exemplos usam a sintaxe do Excel em português do Brasil, com ponto e vírgula (;) como separador de argumentos e nomes de função traduzidos. Se o seu Excel está em inglês, use vírgula e os nomes em inglês (indicados entre parênteses na primeira vez que aparecem).

Use as regras prontas de formatação condicional

Estes passos são os mesmos no Excel do Microsoft 365, 2024, 2021 e 2019 no Windows.

1. Selecione as células a formatar, por exemplo a coluna Valor (D2:D10), sem o cabeçalho.
2. Vá em Página Inicial → Formatação Condicional. No Windows em inglês, você também pode pressionar Alt, H, L em sequência (essa sequência de teclas de acesso vale para o Office em inglês; em português as letras são outras).
3. Aponte para Regras de Realce das Células e escolha uma regra:
   • Maior do que, Menor do que, Entre ou É Igual a para números
   • Texto que Contém para palavras como "Atrasado"
   • Uma Data que Ocorre para datas como Ontem, Nos últimos 7 dias, Próxima semana ou Este mês
   • Valores Duplicados para sinalizar repetições (ou trocar a lista suspensa para Exclusivos)
4. Digite o valor e escolha um formato na lista com (como Preenchimento Vermelho Claro e Texto Vermelho Escuro) ou Formato Personalizado.
5. Clique em OK.

O restante do menu funciona do mesmo jeito:

• Regras de Primeiros/Últimos destacam os 10 Primeiros Itens, os 10% Primeiros, os 10 Últimos Itens, os 10% Últimos, ou valores Acima da Média e Abaixo da Média. Você pode trocar o 10 por qualquer número.
• Barras de Dados desenham uma barra dentro de cada célula, maior para valores maiores (Preenchimento em Gradiente ou Preenchimento Sólido).
• Escalas de Cor sombreiam as células de uma cor para outra, por exemplo vermelho para baixo e verde para alto.
• Conjuntos de Ícones adicionam setas, semáforos ou classificações de acordo com a posição de cada valor no intervalo.

Para encontrar ou excluir duplicatas, veja o guia para remover duplicatas no Excel.

Destaque uma linha inteira com base no valor de uma célula

As regras prontas só formatam as células que atendem à condição. Para colorir a linha inteira quando Status disser "Atrasado", você precisa de uma regra com fórmula. Suponha que seus dados estejam em A1:D100: Cliente em A, Vencimento em B, Status em C, Valor em D.

1. Selecione todo o intervalo de dados sem a linha de cabeçalho, começando pela célula do canto superior esquerdo: clique em A2 e arraste até D100.
2. Vá em Página Inicial → Formatação Condicional → Nova Regra.
3. Em Selecione um Tipo de Regra, escolha Usar uma fórmula para determinar quais células devem ser formatadas.
4. Em Formatar valores em que esta fórmula é verdadeira, digite: =$C2="Atrasado"
5. Clique em Formatar, abra a guia Preenchimento, escolha um vermelho claro e clique em OK.
6. Confira se a Visualização mostra o seu formato e clique em OK.

Toda linha em que a coluna C diz "Atrasado" fica vermelha de A a D, e a cor acompanha quando o status muda. A comparação não diferencia maiúsculas de minúsculas. Se as pessoas digitam o status à mão, uma lista suspensa mantém a grafia consistente para que a regra nunca deixe uma linha passar.

Por que o sinal $ importa (o erro nº 1)

O Excel escreve a sua fórmula para a célula ativa, a primeira célula da seleção (A2 acima), e depois a ajusta para cada uma das outras células, como se você copiasse uma fórmula para baixo e para os lados.

Com =C2="Atrasado", a célula A2 verifica C2, mas B2 verifica D2, então só parte da linha é destacada. Com =$C$2="Atrasado", todas as células verificam C2, então o intervalo inteiro fica vermelho ou nada fica.

Atenção: se você clicar em uma célula enquanto digita a fórmula, o Excel insere uma referência absoluta como $C$2. Pressione F4 (no Mac, Cmd+T ou Fn+F4) para alternar entre $C$2, C$2, $C2 e C2 até chegar à que você precisa.

Mais exemplos de fórmulas

Siga os mesmos passos com estas fórmulas. Todas supõem que a seleção começa na linha 2.

Formatar uma célula com base em outra. Em uma planilha de vendas com o Real na coluna D e a Meta na coluna E, selecione D2:D100 e use: =$D2<$E2 Todo valor real abaixo da meta fica vermelho. Selecione A2:E100 para destacar a linha inteira.

Comparar com uma única célula de entrada. Coloque um limite em H1, selecione D2:D100 e use =$D2>$H$1. $H$1 é totalmente absoluta, então todas as linhas olham para a mesma célula.

Destacar datas passadas. Selecione A2:D100 e use: =$B2<HOJE() (em inglês, TODAY()) As células em branco contam como zero (uma data em 1900), então vencimentos vazios também são destacados. Para ignorar células em branco e faturas pagas, use =E($B2<>"";$B2<HOJE();$C2<>"Pago") (em inglês, =AND($B2<>"",$B2<TODAY(),$C2<>"Paid")).

Sombrear linhas alternadas. Selecione os dados e use: =RESTO(LIN();2)=0 (em inglês, =MOD(ROW(),2)=0) Isso sombreia as linhas pares (=1 para as ímpares). Página Inicial → Formatar como Tabela com Linhas em Tiras faz o mesmo sem regra.

Combinar condições. Use E ou OU (em inglês, AND ou OR), por exemplo =E($C2="Pendente";$D2>5000) para faturas pendentes de valor alto. Você não precisa de SE: a fórmula só precisa retornar VERDADEIRO ou FALSO.

Gerencie regras, ordem das regras e Parar se Verdadeiro

Vá em Página Inicial → Formatação Condicional → Gerenciar Regras para abrir o Gerenciador de Regras de Formatação Condicional.

1. Em Mostrar regras de formatação para, escolha Esta Planilha para ver todas as regras da planilha.
2. Use Editar Regra ou Excluir Regra, ou corrija o intervalo de uma regra em Aplicável a (por exemplo =$A$2:$D$100) e clique em Aplicar.
3. Use as setas Mover para Cima e Mover para Baixo para reordenar as regras. As regras mais acima na lista prevalecem.

Se duas regras definem a mesma coisa de forma diferente, como duas cores de preenchimento, a regra mais acima vence. Se não entram em conflito (uma deixa a fonte em negrito, outra preenche a célula de vermelho), as duas se aplicam. A formatação da regra também se sobrepõe à formatação que você aplicou manualmente.

Marque Parar se Verdadeiro para impedir que o Excel verifique as regras abaixo quando aquela regra for verdadeira, o que é útil para exceções como "se o Status for Pago, não mostre mais nada". Essa opção não está disponível para regras de barras de dados, escalas de cor ou conjuntos de ícones.

Para remover a formatação, use Página Inicial → Formatação Condicional → Limpar Regras → Limpar Regras das Células Selecionadas ou Limpar Regras da Planilha Inteira.

Copie a formatação condicional para outras células

• Pincel de Formatação: selecione uma célula formatada, clique em Página Inicial → Pincel de Formatação e arraste sobre as novas células. Clique duas vezes nele para pintar vários intervalos; pressione Esc para parar.
• Colar Especial: copie a célula, selecione o destino e use Página Inicial → Colar → Colar Especial → Formatos.
• Estenda a regra: edite o intervalo Aplicável a em Gerenciar Regras. Assim você mantém uma regra limpa em vez de várias cópias.

Excel para Mac e Excel para a web

O Excel para Mac tem o mesmo menu Página Inicial → Formatação Condicional. Para uma regra com fórmula, escolha Nova Regra, mude Estilo para Clássico, selecione Usar uma fórmula para determinar quais células devem ser formatadas na caixa abaixo, digite a fórmula e defina Formatar com como Formato Personalizado.

O Excel para a web também usa Página Inicial → Formatação Condicional, mas as regras abrem em um painel Formatação Condicional em vez de uma caixa de diálogo. Para uma regra com fórmula, escolha Nova Regra e defina o tipo de regra como Fórmula. As regras criadas no computador funcionam no navegador e vice-versa.

Por que a formatação condicional não está funcionando

Ela destaca as linhas erradas (uma linha de diferença). Se a seleção começa em A2, a fórmula deve fazer referência à linha 2. Isso costuma acontecer quando você inclui a linha de cabeçalho ou seleciona de baixo para cima.

Só uma coluna é destacada, ou tudo é. Confira os cifrões. Use $C2, não C2 nem $C$2, nas regras de linha inteira.

Os números estão armazenados como texto. Valores importados podem parecer números, mas ser texto (muitas vezes com um pequeno triângulo verde no canto), e regras como Maior do que se comportam mal. Selecione as células, clique no ícone de aviso e escolha Converter em Número.

O texto não corresponde. Um espaço no final ("Atrasado ") ou uma grafia diferente não é igual a "Atrasado". Limpe os dados com ARRUMAR (em inglês, TRIM) ou use Texto que Contém em vez de É Igual a.

As regras se sobrepõem ou entram em conflito. Abra Gerenciar Regras, mostre Esta Planilha e confira a ordem e os intervalos Aplicável a. Copiar, colar e inserir linhas muitas vezes divide uma regra em vários fragmentos.

A pasta de trabalho ficou lenta. Centenas de regras fragmentadas, regras em colunas inteiras (=$A:$D) e funções voláteis como HOJE() ou INDIRETO (em inglês, TODAY() ou INDIRECT) aumentam o trabalho de recálculo. Exclua duplicatas e limite Aplicável a às linhas que você usa.

Perguntas frequentes

Como destaco uma linha com base no valor de uma célula no Excel? Selecione os dados sem os cabeçalhos, escolha Página Inicial → Formatação Condicional → Nova Regra → Usar uma fórmula para determinar quais células devem ser formatadas, digite =$C2="Atrasado" e escolha um preenchimento. O $ antes da letra da coluna faz a linha inteira mudar de cor.

Como aplico formatação condicional com base em outra célula? Use uma regra com fórmula que aponte para essa célula, por exemplo =$D2<$E2 para destacar valores abaixo da meta, ou =$D2>$H$1 para comparar todas as linhas com uma única célula de entrada.

A formatação condicional pode se referir a outra planilha? Sim, por exemplo =$D2>Configurações!$B$1. Referências a outras pastas de trabalho não são permitidas.

Posso classificar ou filtrar pela cor da formatação condicional? Sim. Ative Dados → Filtro, abra a seta de filtro da coluna e escolha Filtrar por Cor ou Classificar por Cor. Funciona com cores aplicadas por regras.

Como removo a formatação condicional sem excluir os dados? Selecione as células e escolha Página Inicial → Formatação Condicional → Limpar Regras → Limpar Regras das Células Selecionadas. Seus valores permanecem como estão.

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