Microsoft Teams คือที่ที่งานยุคใหม่เกิดขึ้น ทั้งการประชุม แชต อัปเดตโครงการ และการตัดสินใจ ล้วนไหลผ่านที่นี่ แต่การตามให้ทันทุกอย่างต้องใช้เวลา เมื่อมี AI ให้ใช้โดยตรงภายใน Teams คุณสรุปการสนทนา ร่างข้อความ และตามทันปริมาณงานได้โดยไม่ต้องออกจากแอป
ในคู่มือนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีใช้ ChatGPT ใน Microsoft Teams อย่างละเอียด เพื่อทำงานให้ฉลาดขึ้น สื่อสารได้เร็วขึ้น และได้ประโยชน์จากทุกการประชุมมากขึ้น
ทำไมต้องใช้ AI ใน Microsoft Teams
Teams เคลื่อนไหวเร็ว เมื่อสิ้นวัน คุณอาจมีข้อความที่ยังไม่ได้อ่านหลายสิบข้อความในหลายช่อง โน้ตการประชุมที่ไม่เคยถูกเขียนเป็นเรื่องเป็นราว และงานติดตามผลที่หลุดหายไป
AI แก้ปัญหานี้โดยช่วยคุณ
- สรุปกระทู้ข้อความยาว ๆ เพื่อให้รู้ว่าพลาดอะไรไป
- ร่างคำตอบแบบมืออาชีพ ในไม่กี่วินาที
- จัดรูปแบบโน้ตการประชุม จากหัวข้อย่อยดิบ
- เขียนอัปเดตสำหรับช่อง ตั้งแต่ต้น
- แปลข้อความ จากเพื่อนร่วมงานต่างชาติ
- เตรียมตัวสำหรับการประชุม ด้วยบรีฟสั้น ๆ
เริ่มต้นใช้งาน: ติดตั้ง CoreGPT for Teams
หากต้องการใช้ ChatGPT ใน Teams ให้ติดตั้งแอป CoreGPT จาก Microsoft Teams App Store
ขั้นตอนการติดตั้ง
- เปิด Microsoft Teams
- คลิก Apps (แอป) ในแถบด้านซ้าย
- ค้นหา CoreGPT
- คลิก Add ใช้ฟรีตั้งแต่เริ่มต้น ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต
เมื่อติดตั้งแล้ว CoreGPT จะปรากฏเป็นแผงภายใน Teams คุณวางเนื้อหาใดก็ได้ ไม่ว่าจะเป็นข้อความ กระทู้ หรือโน้ตการประชุม แล้วใช้การกระทำของ AI ได้ทันที
สิ่งที่ทำได้ด้วย CoreGPT ใน Teams
สรุปกระทู้ข้อความ
พลาดการสนทนายาว ๆ ในช่อง Teams ใช่ไหม คัดลอกกระทู้แล้วขอให้ CoreGPT สรุป คุณจะได้สรุป 3-5 ประโยคที่ชัดเจนว่าพูดคุยอะไรกัน ตัดสินใจอะไร และขั้นตอนถัดไปคืออะไร
มีประโยชน์เป็นพิเศษเมื่อ
- คุณกลับมาจากวันหยุดและต้องตามให้ทัน
- ช่องมีข้อความหลายร้อยข้อความและคุณต้องการประเด็นสำคัญ
- ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียถามว่าคุยอะไรกันไปและคุณต้องการบรีฟด่วน
ร่างข้อความแบบมืออาชีพ
ต้องตอบคำขอแต่ไม่แน่ใจว่าจะใช้ถ้อยคำอย่างไร อธิบายสิ่งที่ต้องการพูดให้ CoreGPT แล้วมันจะร่างคำตอบแบบมืออาชีพให้คุณ จากนั้นคุณปรับน้ำเสียงได้ ไม่ว่าจะเป็นทางการ เป็นกันเอง หรือกระชับ ก่อนส่ง
พรอมต์ตัวอย่าง
"ร่างข้อความถึงทีมของฉันเพื่อแจ้งว่าการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ล่าช้าไปสองสัปดาห์เนื่องจากปัญหาการพึ่งพา API ของบุคคลที่สาม ให้ฟังดูเป็นมืออาชีพและสร้างความมั่นใจ"
จัดรูปแบบโน้ตการประชุม
โน้ตดิบจากการประชุมใน Teams มักยุ่งเหยิง ทั้งหัวข้อย่อยกระจัดกระจาย เศษประโยค และประโยคไม่สมบูรณ์ วางลงใน CoreGPT แล้วขอให้จัดรูปแบบเป็น
- ย่อหน้าสรุปที่เรียบร้อย
- สิ่งที่ต้องทำแบบมีหมายเลขพร้อมผู้รับผิดชอบ
- การตัดสินใจที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุม
- คำถามที่ยังค้างอยู่ซึ่งต้องติดตาม
วิธีนี้เปลี่ยนโน้ตที่จดไว้ 5 นาทีให้เป็นสรุปการประชุมแบบมืออาชีพที่แชร์ให้ทั้งทีมได้
เขียนอัปเดตและประกาศในช่อง
กำลังเขียนอัปเดตสถานะโครงการ สรุปสปรินต์ หรือบรีฟทีมรายสัปดาห์ ให้ข้อเท็จจริงสำคัญแก่ CoreGPT แล้วมันจะเขียนโพสต์ในช่องที่ชัดเจนและมีโครงสร้างดี การสื่อสารที่สม่ำเสมอและเป็นมืออาชีพ โดยไม่ต้องเสียเวลา 20 นาทีเรียบเรียงถ้อยคำที่เหมาะสม
เตรียมตัวสำหรับการประชุม
ก่อนการประชุมสำคัญ วางบริบทที่เกี่ยวข้องลงใน CoreGPT ไม่ว่าจะเป็นวาระการประชุม การตัดสินใจก่อนหน้า หรือข้อมูลพื้นหลัง แล้วขอให้สรุปประเด็นสำคัญที่คุณต้องรู้ เข้าประชุมทุกครั้งโดยมีข้อมูลพร้อมครบ
กรณีการใช้งานที่ใช้ได้จริง
สรุปสแตนด์อัปรายวัน
หากทีมของคุณทำสแตนด์อัปรายวันผ่านแชต (แทนวิดีโอ) CoreGPT สรุปกระทู้ให้เป็นอัปเดตสถานะที่เรียบร้อยซึ่งส่งต่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือวางลงในตัวติดตามโครงการได้
การสื่อสารเหตุการณ์ผิดปกติและการส่งต่อเรื่อง
เมื่อมีบางอย่างผิดพลาด การสื่อสารที่ชัดเจนเป็นสิ่งสำคัญ ใช้ CoreGPT ร่างการแจ้งเหตุการณ์เบื้องต้น อัปเดตสถานะ และสรุปหลังเหตุการณ์ แต่ละฉบับด้วยน้ำเสียงที่เหมาะสมกับผู้อ่าน (ทีมเทคนิคเทียบกับผู้บริหาร)
ต้อนรับสมาชิกทีมใหม่
ผู้ที่เพิ่งเข้าร่วมมักต้องอ่านประวัติช่องหลายสัปดาห์เพื่อตามให้ทัน ใช้ CoreGPT สรุปกระทู้สำคัญ การตัดสินใจ และบริบท ซึ่งลดเวลาการต้อนรับพนักงานใหม่ลงอย่างมาก
รายงานสถานะข้ามทีม
เมื่อต้องรายงานความคืบหน้าข้ามหลายสายงานให้ผู้บริหาร วางอัปเดตช่องและโน้ตการประชุมที่เกี่ยวข้องลงใน CoreGPT แล้วขอให้เขียนรายงานสถานะที่รวมไว้ด้วยกัน
เคล็ดลับเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด
ให้บริบทพร้อมคำขอของคุณ ยิ่งคุณให้ข้อมูลพื้นหลังมาก ไม่ว่าจะเป็นชื่อโครงการ ผู้อ่าน หรือน้ำเสียง ผลลัพธ์ก็ยิ่งดี
ใช้สำหรับร่างแรก ไม่ใช่คำตัดสินสุดท้าย ผลลัพธ์จาก AI พาคุณไปได้ 80% อย่างรวดเร็ว คุณใช้เวลาไม่กี่วินาทีกับ 20% สุดท้าย แทนที่จะใช้เวลาทั้งหมด 100%
เก็บคลังพรอมต์ หากคุณพบว่าตัวเองเขียนข้อความประเภทเดิมซ้ำ ๆ (อัปเดตสปรินต์ รายงานเหตุการณ์ผิดปกติ ข้อความต้อนรับ) ให้บันทึกพรอมต์ที่ได้ผลดีและนำมาใช้ซ้ำ
วางบริบททั้งหมด เมื่อสรุปกระทู้ ให้รวมบทสนทนาทั้งหมด ไม่ใช่แค่บางส่วน เพื่อให้ CoreGPT มีบริบทเพียงพอที่จะแม่นยำ
CoreGPT เทียบกับ Microsoft Copilot สำหรับ Teams
Microsoft Copilot สำหรับ Teams มีการถอดเสียงการประชุมและสรุปด้วย AI ในตัวส่วนติดต่อ Teams โดยตรง แต่ต้องมีใบอนุญาต Microsoft 365 Copilot ในราคา $30/ผู้ใช้/เดือน เพิ่มจากการสมัครสมาชิกเดิมของคุณ
CoreGPT ให้ความสามารถด้านการเขียนและการสรุปด้วย AI ภายใน Teams ฟรี ซึ่งเป็นตัวเลือกที่ใช้ได้จริงสำหรับบุคคลและทีมที่ต้องการเครื่องมือเพิ่มผลิตภาพด้วย AI โดยไม่ต้องจ่ายค่าสมัครสมาชิกระดับองค์กร
สรุป
Teams เคลื่อนไหวตามความเร็วของทีมคุณ ซึ่งมักเร็วมาก AI ภายใน Teams ทำให้คุณตามทัน สื่อสารได้ชัดเจน และใช้เวลาเขียนน้อยลง เพื่อลงมือทำมากขึ้น
ไม่ว่าคุณจะสรุปกระทู้ที่พลาดไป ร่างข้อความภายใต้ความกดดันเรื่องเวลา หรือจัดรูปแบบโน้ตการประชุมก่อนกำหนดส่ง CoreGPT เปลี่ยนงาน 10 นาทีให้เหลือ 30 วินาที
ติดตั้ง CoreGPT สำหรับ Microsoft Teams ฟรี และเริ่มสื่อสารให้ฉลาดขึ้นได้ตั้งแต่วันนี้
